ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعاتی
•
فرآیند ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعاتی، فرایندی کلیدی برای سازمان است که نیازهای اطلاعاتی سازمان تحلیل می شود و یک طرح مفصل از چگونگی کار سیستم جدید ارائه می گردد.
چرخه حیات توسعه سیستم های اطلاعاتی
ایجاد و استقرار هر نوع سیستمی شامل مراحلی است که به این مراحل ، چرخه حیات توسعه سیستم گفته می شود. در حال حاضر این چرخه دارای شش مرحله ضروری است :
1 - مطالعه نیازسنجی و امکان سنجی
شناسائی مسائل ، مشکلات و نیازهای اطلاعاتی سازمان و بررسی امکان حل آنها از طریق سیستم های رایانه ای و اطلاعاتی بطور کلی امکان سنجی شامل انواع زیر می باشد.
- امکان سنجی فنی : آیا فناوری موجود پاسخگوی نیازها می باشد یا خیر
- امکان سنجی اقتصادی : آیا بودجه برای اجرای سیستم جدید کفایت میکند
- امکان سنجی قانونی : از نظر حقوقی و قانونی ایجاد تعهد نمی کند ؟
- امکان سنجی عملیاتی : آیا روش های موجود و مهارت های فعلی کارکنان برای اجرای سیستم جدید کفایت می کند یا نیاز به روش های جدید و آموزش پرسنل می باشد .
- امکان سنجی زمانی : آیا سیستم جدید در زمان معقولی جنبه عملیاتی خواهد گرفت
2 - تحلیل سیستم موجود
تجزیه و تحلیل سیستم به منظور بهبود بخشیدن به آن از طریق ارائه راه حل های بهتر و مناسب تر که در دو مرحله به نام های مطالعه مقدماتی و مطالعه تفصیلی صورت می گیرد.
الف) مطالعه مقدماتی : با درخواست طراحی یک سیستم جدید یا بهبود سیستم موجود شروع می شود که نتایج مطالعه ممکن است توقف مطالعه ، بهبود سیستم موجود یا طراحی سیستم جدید باشد که در این صورت مطالعه تفصیلی آغاز می شود
ب) مطالعه تفصیلی : تحلیلگر به دقت به مطالعه سیستم موجود می پردازد به این معنا که ساختار سازمانی، خط مشی ها، سیاست ها، هدف ها، مراحل انجام کار، درون داده ها و برون داده های سیستم، فایل ها، گزارش ها، کنترل های داخلی و ... مورد بررسی قرار می گیرد.
3 - طراحی سیستم
طراحی سیستم جدید شامل مستند سازی کارهای سیستم موجود یا تعیین نیازمندی ها برای یک سیستم جدید است. عواملی که در طراحی سیستم باید در نظر گرفته شود شامل موارد زیر می باشد؛
- اطلاعات مورد نیاز و اولویت ها
- عملکرد و روایی سیستم
- زمان مورد نیاز
- ویژگی های مربوط به نگهداری و انعطاف پذیری
- سبک مدیریت و فرهنگ سازمان
اجزای فنی طراحی سیستم
1 - انتخاب نوع سیستم (روش دسته ای یا زمان واقعی)
روش دسته ای :
هنگامی که داده های در یک جا جمع آوری می شود این حجم زیاد داده ها برای کنترل بهتر به یکسری دسته ها تقسیم بندی می شوند و در فواصل زمانی منظم ، به صورت هفتگی و یا ماهانه پردازش می گردند . مانند : پرداخت حقوق ، گزارش دهی منظم اطلاعات به مدیریت ، عملیات حسابداری ماهانه
مناسب برای پردازش حجم زیادی از اطلاعات ودر جایی که کارایی پردازش از زمان پردازش مهم تر است .
روش زمان واقعی یا بر خط :
به محض اینکه داده های را دریافت می کنند آنها را در فایل ها ی اصلی برای پاسخ فوری به کاربران پردازش می کنند . مانند عابر بانک ، خرید اینترتی
مناسب برای حجم عملیات کم و پاسخ فوری و همچین از لحاظ قابلیت های رایانه ای که نیاز دارد و هزینه های توسعه آن و پیچیده بودن نرم افزارهای لازم برای اداره عملیات از دسته ای گران تر می باشد .
2 - طراحی خروجی ها
شامل انتخاب یک ابزار خروجی مناسب که بتواند گزارشات ، نمودار ، میکروفیلم و .. ر انمایش دهد به طور کلی اقلام زیر باید در طراحی خروجی ها در نظر گرفته شود
- نوع رسانه (متن ، گرافیک ، فیلم)
- فراونی و زمان خروجی
- محتوا و ترتیب خروجی
3 - طراحی فایل ها و پایگاه داده
انتخاب ساختار فایل ها و روش های پردازش آنها مواردی که باید در طراحی فایل ها در نظر گرفته شود:
- نوع فایل (بصورت سنتی یا پایگاه داده)
- رسانه فایل
- روش های آدرس دهی فایل
- اندازه فایل
- ساختار فایل
- شکل های ثبت فایل به صورت ثابت یا متغیر
- میزان آسیب و ضرر وارده به فایل
- امنیت فایل ها
- ترتیب رکودها در فایل
4 - طراحی عملیات پردازش
بایستی سیستم پردازش قادر به انجام مراحل زیر باشد :
- تایید صحت داده های ورودی
- ویرایش داده ها
- خلاصه سازی آن ها
- به روز کردن فایل ها
- پردازش خروجی ها
5 - طراحی ورودهای سیستم
شامل تصمیماتی در موارد زیر می باشد :
- ابزارها و روش های کسب داده ها
- فراوانی و به موقع بودن داده ها
- بهینه سازی و آماده کردن داده ها
- شکل های ورودی داده ها
- دیالوگ های برخط
- طراحی کد برای داده ها
4 - ایجاد یا خرید سخت افزارها و نرم افزار های لازم برای ایجاد سیستم جدید
ایجاد یا خرید و همچنین آزمون سیستم جدید برای اطمینان خاطر از اینکه سیستم جدید ویژگی های طراحی را برآورده می سازد .
5 - اجرای سیستم جدید
گام های مهم در مرحله استقرار سیستم جدید شامل :
- تغییر ساختار سازمانی
- سازماندهی مجدد مسئولیت ها
- انتخاب و استخدام کارکنان جدید و آموزش آنان
- آماده سازی محل استقرار سیستم و تبدیل و اجرای عملیات سیستم
روش های اجرای سیستم های جدید عبارتند از:
الف) روش موازی یا همزمان :
در این روش نظام جاری و نظام جدید به طور همزمان اجرا می شوند و تا زمان کسب اطمینان نسبت به کارایی سیستم جدید ادامه می یابد .
مزیت : در کارهای جاری موسسه ، اختلالی پیش نمی آید.
عیب : هزینه اجرای دو روش بسیار است .
ب) روش تدریجی یا مرحله ای :
طرح جدید به تدریج پیاده می شود و طرح جاری به تدریج کنار گذاشته می شود.
مزیت : هزینه آن نسبت به موازی کمتر و نیز عوامل اجرایی فرصت آشنایی با روش جدید و برطرف کردن مشکلات احتمالی را دارند.
عیب : کندی در استقرار طرح جدید و به دلیل تداخل ، اجرای ارزیابی نحوه عملکرد طرح جدید به آسانی میسر نمی شود.
ج) روش یکباره :
نظام قدیم از تاریخی معین کنار گذاشته می شود و نظام جدید جایگزین آن می گردد .
مزیت : طرح جدید به سرعت پیاده می شود و هزینه اجرای آن پایین تر از روش های پیشین است
عیب : در صورت عدم اطمینان از نتایج مثبت ناشی از طرح جدید و نیز اگر در قلمرو وسیعی از سازمان به اجرا درآید این روش توصیه نمی شود.
د) روش اجرای آزمایشی :
سیستم جدید در یک بخش از سازمان به اجرا گذارده می شود و ضمن عمل ، نقایص و ایرادات آن برطرف می گردد و در صورت تایید بر اساس یکی از روش های موازی ، تدریجی و یا یکباره در کل سازمان پیاده می شود.
مزیت : چنانچه نتایج منفی به بار آورد کوشش و هزینه کمتری به هدر می رود
عیب : مبنای مناسبی جهت ارزیابی روش جدید به دست نمی دهد
6 - نگهداری و ارزیابی سیستم جدید
هدف این مرحله ، کاهش یا ثابت نگهداشتن خطاها به روشی که سیستم بتواند به طور کار آمد اجرا شود و اصلاح سیستم با ارائه ویژگی های جدید یا بهبود عملکرد سیستم فراتر از انچه که در مرحله نیاز سنجی تعیین شده است ، می باشد.
پشتیبانی و نگهداری سیستم شامل موارد زیر می باشد
- پشتیبانی های ضروری و اتفاقی
- پشتیبانی های مستمر و جاری
- پشتیبانی هایی برای بهبود سیستم اطلاعاتی به منظور ارائه خدمات بهتر و مناسب تر
گام های مرتبط با نگهداری سیستم شامل چهار گام زیر می باشد :
- همه تقاضاهای کتبی تغییر را ثبت کند
- تقاضا های ثبت شده را اولویت بندی کند
- برنامه سالانه و برنامه های کوتاه مدت ماهانه را تنظیم کند
- تعمیرات انجام شده را بر حسب زمان انجام ثبت کند
ارزیابی
ارزیابی سیستم های اطلاعاتی یک موضوع چند سطحی است.
سطح فنی : مبین صحت و کارآیی سیستمی که اطلاعات را تولید و ارائه میکند ، می باشد
سطح مفهومی : به موفقیت سیستم اطلاعاتی در انتقال درست مفاهیم مورد نظر فرستنده اشاره دارد
سطح اثربخشی : بیانگر اثر اطلاعات بر دریافت کننده است
روش های توسعه سیستم های اطلاعاتی در چرخه حیات توسعه سیستم
مدل آبشاری
همان طور که آب آبشار از بالا به پایین جای می شود ، جریان توسعه به صورت مستقیم از بالا به پایین است و مراحل نمی توانند تکرار شوند برای مثال ارزیابی نیازها فقط یکبار انجام می شود. استفاده آسان و انعطاف پذیری بالا اما هیچ مکانیزم رسمی برای تعدیل و اصلاح فرایند وجود نخواهد داشت.
نمونه سازی
برای سیستم های کاری که زیاد پیچیده نیستند و با تعداد زیادی کاربر سروکار ندارند مناسب می باشد برنامه نویسان سیستم ها نسخه های اولیه از سیستم ها را ایجاد می کنند سپس این سیستم ها به طور مداوم تعدیل و اصلاح می شوند تا رضایت کاربران را برآورده سازند.
مزایای ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعاتی
- افزایش سرعت وظیفه و شغل کارکنان
- نیاز به کارکنان کمتر
- بهبود امنیت اطلاعات
- کاهش هزینه ها
- رضایت بیشتر ارباب رجوع
- ارائه سریعتر اطلاعات به مدیریت
- ایجاد محیط کار دوستانه
معایب ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعاتی
- ایجاد محیط کاری جدید
- نیاز به کارکنان متخصص
- نیاز به آموزش کارکنان
- هزینه های بالا
